這是Word2007的存檔視窗。（一個朋友幫我做，我自己沒有Windows）其它版本的選項可能有點不一樣，但是平常每一個文書處理的軟體（有蠻多個，不只有Word）可以存幾種格式，而且一定會包含RTF。
如果你沒有知道這件事，可以啟動Word，按F1，然後慢慢逛。那是華語的說明，所以你應該看得懂。如果你看不懂，你原則上也不懂Word…… 但是我們想談檔案格式，所以我們看一下一些比較重要的格式：
TXT - 最單純的格式，只能記錄字，無法記錄字的格式或圖片。檔案小，相當文章大小。編碼可能造成麻煩，因為最單純的TXT檔不會包含編碼資訊，但是有編碼TXT檔。
RTF - Rich Text Format，符合文書處理主要的需求，所以會記錄字型、大小等，可以包含表格等。大小相當文章大小，但是比TXT大。奇怪的是，微軟自己大概1987年為了交換文章設計這個格式，但是現在好像不太喜歡它。
PDF - Portable Document Format，由Adobe為了交換文件設計的格式。檔案裡面用Postscript，一個印表機語言。所以，一個軟體做出的PDF檔應該跟那個軟體列印的樣子一樣。而且，PDF檔不是要修改的格式，它是最後要輸出的樣子。所以這個格式很適合顯示跟列印。許多平台支援這個格式，為了顯示或制造有不少免費軟體可以使用。
DOC - 這個格式有點麻煩。微軟為了Word已經從DOS版本開始使用這個格式，但是其實不只有一個格式。例如，Word97-2003的格式跟Word6的不一樣，Word2又不一樣，而DOS版本…… 微軟沒有開放這個格式的規格，所以如果微軟不會再支援一個版本，可能沒有人會合法地開這個版本的檔案。所以最近越來越多政府或組織使用ODF。（剛今天微軟公告要開放DOC規格，但是我看到才相信。）
DOC是Word的專屬格式，所以會支援它所有的功能。檔案是這些格式中最大的。這種檔案可以編輯，但是有問題：除了Windows跟OS X沒有平台有Word，而在OS X的Word，文章的排版可能變成跟Windows版不一樣。在Windows版排版的顯示也會跟標凖的印表機有關，所以同樣的Word版本在不同電腦可能顯示不同樣子。（對，不一定是你的錯……）
而且，最糟糕的做法是把DOC檔改成EXE檔。為什麼？？？如果有人覺得DOC檔太大，那為什麼還要用這個格式呢？而且，如果太大，那就簡單地壓縮一下，例如ZIP檔很流行。但是，只因為有人認為這樣比較“方便”（會嗎？）就把一個文件改成一個只在某些平台可啟動的執行檔 - 這個我真的不了解。
還好網路上沒有病毒或其它的“怪軟體”。還好那些軟體不可能是Windows的執行檔（exe, com, scr, pif等），所以還好沒有組織可能為了安全把那些檔案當掉…… 我在我們計中工作的時候把Windows所有可執行的檔案在proxy當掉 - 馬上幾乎沒有人還會中毒。不過…… 教育部雖然要求所有學校必須注意資通安全，但是學務處跟人事室還是一直抱怨，因為他們必須下載政府單位提供的文件 - 而那些文件常常是EXE檔。厲害……
ODF - Open Document Format是原來OpenOffice的專屬格式，現在是國際標凖（ISO26300），所以越來越多軟體支援它。在所有主要平台可以使用這個格式。檔案會比較小，因為ODF檔是一個ZIP檔，包含幾個XML檔跟另外需要的（例如JPG圖片）檔案。我不需要專用的文書處理軟體就可以修改ODF檔的內容。
DOCX - OOXML，微軟為了攻擊ODF設計的格式。它是MSO2007的專屬格式，目前造成很大的爭論。我建議不要使用這個格式，因為很多人沒有辦法開這種檔案。（你有Word2007？存檔時選別的格式會那麼困難嗎？）而且，連微軟本身好像不完全了解他們自己的6000（！）頁的規格……
那，這些現在要告訴我們什麼？如果我根本只要對方看或者列印我的文件，PDF最好。為什麼我要允許別人亂改我的文件，如果他只要乖乖地印，然後用筆寫？如果他要編輯文件，給他RTF比較好 - 除非我只要給一個人，而我知道他用什麼軟體。而如果我要長期保留文章，可能用TXT或ODF比較適合。
那DOC呢？Hmm... 如果對方也用Word，你當然可以試試用DOC。但是，請問，你跟別人交換DOC檔都沒有遇過麻煩？如果有，也許要考慮一下為什麼。我自己這方面影響最深刻的經驗是Word2000不願意開另一個Word2000幾分鍾前存的檔案……
2008-02-18更新：微軟剛今天開放他們主要的檔案格式的規格。這措施主要的希望好像是讓自己的OOXML終於成功變成ISO標凖。
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