2009-05-24

了解原理:文書處理 - fields

我有點累了一直聽人家說“我會Word”或“你必需用Word2003開這個檔案”等,然後看到那些文件發現人家沒有用到任何Word2.0還沒有提供的功能。我累了看到人家寫幾十或更多頁的論文或報告,然後手動寫目錄。我累了一方面被要求用Word200x開一個文件,但是在那個文件我要自己手動輸入學年、頁數等。如果你了解文書處理,你不用看這篇文章。如果你“會Word”或甚至承認你不懂,也許我有一些消息。

不過,我不會教你什麼時候在Word200x按什麼地方。標題是“了解原理”。這樣的了解有蠻大的好處:我可以自己選我要用什麼軟體做一件事。或者,第一次碰到一個軟體的時候,我還是會有辦法用它。我用的不一定很快,但是我會用 - 只因為了解原理……

我這次只想談一個也許比較快讓你經驗成就感的題目:fields。這是英語,我知道。怎麼翻?好問題。有的軟體把這個叫“功能參數”,有的會顯示“欄位指令”,而這確定還不是所有的版本。英語很簡單,只有這個名稱。但是因為很多人用他們自己的方法翻,華語就沒有一個官方的版本。所以,我在這裡也想叫它field。

你應該有發現你的電腦“知道”日期、時間。它知道因為在主機板上有一顆晶片叫RTC - Realtime Clock。從80286開始電腦有裝這個晶片,現在的電腦還會網路上同步時間。所以,你電腦(硬體)知道的話,作業系統好像也會知道。而且,如果作業系統知道,應用程式應該也可以知道?


當然。而且,你的應用程式會知道更多事情。如果一個軟體要處理一個文章,軟體當然必需知道這個文章多大,不然根本沒有辦法正確地存這個文章。為了顯示或列印文章,軟體也必需知道文章會佔幾頁等。這種事情連80年代的home computer(8位元)都已經知道。你可以參考一下一些軟體的狀態列。這裡是OpenOffice的小部分:

如果我們想要使用這種電腦或應用程式“知道”的資訊,要讓這個資訊在我們的文章裡出現,我們好像需要把它“插入”,是不是?沒有插入,那種資訊怎麼可能在我們的文章?所以,如果你第一次要找這種功能,你在選單上最好點“插入”,然後找……



對,然後找。因為,我剛已經說過,在華語,每個軟體可能用不同的稱呼。不過,你應該很快就找得到這種參數/變數等。如果我們要插入頁碼或頁數,我們需要在每一頁顯示,所以我們最好加一個頁首或頁尾(插入或啟用在頁的格式設定),在裡面加。

試試看:在頁尾裡先插入頁數,後面寫“之”,再插入頁碼,最後再寫“頁”。所以,你現在有“《頁數》之《頁碼》頁”。如果你現在一直按Enter,你可以看到頁數跟頁碼變。好玩,對不對?你會發現每一個文書處理的軟體會允許你插入更多參數或功能。有的也許會讓你懷疑為什麼要用,像日期或作者名字等。不是可以自己寫嗎?對,但是我改天給你看這些東西跟另一個功能一起用變成多方便……

你有沒有發現我沒有特別提到在Word哪裡找得到或在OpenOffice哪裡找得到?原理都一樣,我要插入一個參數。所以,如果你到這裡一直有用Word,現在要不要試一下別的軟體?你可以免費使用OpenOffice或Abiword。你也可以試用另外一些付費的軟體,有多一些選擇。



你會發現他們原則上都一樣。名稱可能有點不一樣,但是你要用這種field,你每次必需插入一個參數。簡單吧?但是還是有區別。我個人比較喜歡用OpenOffice其中一個原因是參數。OpenOffice允許我用更多個人資料(工具 - 選項):電話(家/工作)、傳真、e-mail、公司等。它也允許我插入一種選單,所以我可以讓我文件的使用者選在考試命題紙的抬頭要有寫“期中考”還是“期末考”。使用者不用自己寫,只要點選就可以。

我這次還沒有跟你講怎麼自動插入/更新一個目錄。這雖然也是參數的問題,但是不只。所以,改天還會再提到這個。但是一個技巧我還是想講:如果你在讀書或教書,你應該有發現學年跟一般年有點不一樣。一般年是一月一日開始,學年八月一日。所以,如果我在我的文件插入“年”,但是需要學年,他隔年一月一日後就不對。就像現在(五月)是2009年,但是2008學年。

電腦當然也可以解決這個問題。看你要插入什麼參數,你會有一些選項。插入年的話,軟體肯唔敢允許你選一個offset。怎麼用?學年八月一日開始,比一般年晚七個月。為了簡單,我們算一下一個月30天,所以總共210天。我們只要給我們插入的年"-210"天的offset,問題就解決了。


在我的週邊,沒有多少人有聽過有參數這種東西可以用。知道的人也不想這樣在文件插入學年,因為“不一樣”。而且,頁不想學。你自己看,會不會很“困難”,很“復雜”?

今天到這裡。你先“研究一下”參數 - 也許不只在Word……

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