2009-07-07

文書處理: One to rule them all

This is the last trick I do... 至少在這個blog。以後我應該要把所有的東西放到我自己的網站,那邊比較有彈性,可以做多一些事。但是我在這裡我還要再談一次field的事情。如果你沒看過我之前的文章,請你先看,不然你可能不太了解。今天要變一下魔術……

我上面寫"one to rule them all",因為我想給你看一個文件怎麼用在很多地方。比較正常的組織會注意統一化,包含文件。你考慮一下,如果你從某個組織幾個不同單位或人收到一些文件,然後每個文件完全不一樣,你會不會開始覺得那個組織有點“亂”?我會。但是我有發現較多台灣的組織(學校、公司,都有)好像不太在乎。

今天只有一次要談到Word:它很爛。這方面真爛,你很快就可以自己確認,只要到“工具-選項”看使用者相關資訊…… 所以,今天給你看用OpenOffice可以做什麼。

統一文件:我們想像我們加入一個組織叫Magrathean Planet Building Corporation。為了對外的統一化(ISO?)我們要讓公司裡面所有的人寄同樣外表的信給客戶、其它廠商等。但是,每一封信開頭當然要寫該單位名稱,人名,電話等。所以,外觀要一樣,資料會不一樣。

第一步:我們必須告訴軟體一些使用者相關資料。我用OO3.0英語版,但是華語版位置都一樣,你很快就應該找得到。
請到 工具 - 選項 - 使用者資料:
我已經輸入好一些資料。寫完後要準備文件。我們先插入一下一個頁首:
這樣我們有一個跟一般的text area分開的地方(改天再說這有什麼好跟壞)可以比較自由地寫一些東西。這裡我們要寫公司的資料(公司名、地址、電話等)。不過,我們只要寫公司名,之後(幾乎)都插入各種field。我這次不要談格式化,所以為了簡單使用我們只做一件事:把頁首的內容排版改成放中心。不過,這件事這一次不重要。你不做也沒關系。我們需要的參數算是不太常用的,所以要到“其它”。
我們需要的資訊(之前輸入的使用者資料)在Sender(寄件者)下。請注意你在一些地方可能還要加空格、句號或一些其它的詞字。不過,你待回就會發現,所以你先插入一些資料,之後再整理。我有用公司名、姓、名、路、城市、郵區、電話(公司)、信箱。
你現在當然可以問為什麼要先把資料輸入到軟體,如果你之後根本就要放到文件裡?那我們先看一下這封信的頁首到底包含什麼。OO可以讓你看到所有參數的名稱:
選這個之後,大部分的資料突然“不見”。
寫Sender的地方都是參數。所以,如果有人根本沒有輸入使用者資料,幾乎沒有什麼東西可以看。
如果我們真的要好好使用這個新玩具,我們還要做一件事:把文件存成正確的格式。請不要問,改天再說明這個。今天要選 檔案 - 存檔/另存新檔,但是輸入檔案名前要選別的格式:OTT(template, 樣本/範本)。
現在你可以輸入一個檔案名,存到某個地方。你要玩?請輸入其它使用者資料或把檔案帶到別台電腦,在那邊輸入資料,然後開檔案。好玩,對不對?上個禮拜把這個做法給我們新系秘看。“哇-,還可以這樣做,我都不知道。”

對。現在你知道。而如果你懶得自己建檔案,你可以下載這個

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